Hur man väljer rätt dokumentförstörare
Expertrådgivning: Förstå dina behov av dokumentförstöring
För att välja rätt dokumentförstörare med rätt kapacitet och funktioner som passar din arbetsplats är det viktigt att först ta reda på dina verkliga affärsbehov.
"Det finns fyra viktiga punkter att fokusera på som företag. Dessa är säkerhetsnivån, dvs. vilken P-klassificering som behövs. Kapaciteten, om det är en maskin som kommer att användas dagligen eller vid enstaka tillfällen. Ljudnivån, t.ex. om maskinen ska användas i ett kontorslandskap och hur stort uppsamlingsutrymme maskinen behöver", förklarar Katja Lehnert, expert på papper och dokumentförstörare.
Ställ dig själv dessa frågor här:
- Hur ofta behöver du strimla - dagligen, veckovis eller månadsvis?
- Hur mycket papper behöver förstöras åt gången?
- Hur många anställda använder eller kommer att använda maskinen?
- Behöver du strimla något annat än papper - t.ex. ID- och kreditkort eller CD-skivor?
- Hur länge är eller kommer dokumentförstöraren vanligtvis att användas - korta intervaller eller kontinuerligt?
Förklaring av säkerhetsnivåer och P-klassificering
Valet av säkerhetsnivå är avgörande för att följa gällande lagstiftning och skydda känsliga uppgifter. För dokumentförstörare anges säkerhetsnivån genom standarden DIN 66399, som klassificerar dokumentförstörare från P-1 till P-7.
"DIN 66399-standarden anger vilken P-nivå maskinen har: P-1 till P-2 är låg säkerhet med strip-cut, P-3 till P-4 är standard för konfidentiell information med cross-cut, medan P-5 till P-7 ger mycket hög säkerhet med micro-cut", förklarar Katja Lehnert.
| P-nivå | Typ av snitt | Storlek på bitarna | Antal stycken per A4 | Användning |
|---|---|---|---|---|
| P-1 | Strip-cut | ≤ 12 mm breda remsor | 30-50 | Allmänna dokument utan känslig information |
| P-2 | Strip-cut | ≤ 6 mm breda remsor | 50-100 | Internt bruk på kontoret |
| P-3 | Cross-cut | ≤ 320 mm² | 200-500 | Interna dokument som innehåller data |
| P-4 | Cross-cut | ≤ 160 mm² | 400-900 | GDPR-kompatibel, personuppgifter |
| P-5 | Micro-cut | ≤ 30 mm² | 2000-2500 | Känslig kund- eller HR-information |
| P-6 | Micro-cut | ≤ 10 mm² | 6000-12000 | Juridik, ekonomi, myndighetsdata |
| P-7 | Super micro-cut | ≤ 5 mm² | 12000+ | Militär, underrättelsetjänst |
Vilka är GDPR-kraven för dokumentförstöring?
"Som företag måste du använda maskiner med minst P-4 säkerhetsnivå för att uppfylla GDPR-kraven, men du måste ha P-5 eller högre om du hanterar särskilt känslig information, t.ex. personnummer, hälsoinformation eller finansiell och ekonomisk information", betonar experten.
Var också uppmärksam på dokumentationskraven för revision, eftersom företag måste kunna dokumentera säker förstöring av känslig information - detta inkluderar fakturor och produktspecifikationer med en P-nivå, interna rutiner och förstöringslogg samt eventuella certifikat som ISO 21964.
Olika typer av dokumentförstörare och deras fördelar
Strip-cut (P1-P2) - inte GDPR-kompatibel
Strip-Cut dokumentförstörare skär papper i långa, smala remsor och är den mest grundläggande formen av dokumentförstöring. Maskinerna är vanligtvis snabba och kan hantera större pappersvolymer, men är inte GDPR-kompatibla. Fördelar:
- Hög kapacitet och hastighet
- Lägre ljudnivå
- Billigare att köpa
Användning: Endast för allmänna dokument utan känslig information, interna minnesanteckningar och allmän korrespondens.
Cross-cut P3 - Begränsad användning för företag
P3 Cross-Cut dokumentförstörare utmärker sig genom att skära rektangulära bitar på maximalt 320 mm². Den här typen har ungefär samma fördelar och användningsområden som modellerna P-1 och P-2, eftersom den här typen inte heller uppfyller GDPR-kraven för personuppgifter.
Användningsområde: Endast allmänna eller interna dokument utan personuppgifter.
Cross-cut P4 - Uppfyller minimikraven för GDPR-personuppgifter
För att uppfylla GDPR-kraven måste du som företag minst använda säkerhetsklassen Cross-cut P-4, vilket är den lägsta säkerhetsnivån för GDPR-efterlevnad.
Den här typen skär papper i bitar på max 160 mm² och är bland de vanligaste modellerna för företag som hanterar personuppgifter. Fördelar:
- Uppfyller GDPR-kraven för personuppgifter
- Bra balans mellan säkerhet och snabbhet
- Kompakta bitar som är svåra att rekonstruera
Användning: Kan användas för personuppgifter, kundinformation, bokföringsmaterial och konfidentiella affärsdokument.
Micro-cut (P5-P7) - Särskilt känsliga uppgifter
Till skillnad från de andra P-klasserna reducerar Micro-cut dokumentförstörare papperet till konfettistora partiklar. Denna typ krävs vid hantering och förstöring av särskilt känslig information som t.ex. personnummer, hälsouppgifter och finansiell information. Fördelar:
- Överstiger GDPR:s minimikrav
- Nästan omöjligt att rekonstruera
- Uppfyller kraven i känsliga branscher
Användning: Kan användas för att förstöra personnummer,, hälsodata, finansiell data och mycket känslig data inom juridik, sjukvård, finans och myndigheter.
"Om ditt företag inte har känsliga uppgifter går det bra att välja standard P-3 till P-4 - men inom branscher som juridik, sjukvård, finans och offentliga myndigheter som polis och militär är kraven särskilt höga", rekommenderar Katja Lehnert.
Kapacitet och körhastighet
"Dokumentförstörarens kapacitet mäts vanligtvis i antalet ark som kan strimlas samtidigt. ”För företagsanvändning rekommenderas i allmänhet att välja modeller som kan hantera minst 15-20 ark åt gången”. Här kanske du vill överväga:
- Den dagliga mängden papper som ska strimlas
- Antal anställda som använder maskinen
- Automatisk matning för större mängder
Samtidigt är expertens råd att ”bedöma kapacitetsbehoven realistiskt” - med andra ord, tänk inte bara på behovet här och nu, utan även på lång sikt, eftersom dokumentförstöraren måste kunna hantera toppbelastningar.
Bullernivå i förhållande till plats
”Buller är irriterande, särskilt i större kontor med mer öppna planlösningar, så sträva efter en decibelnivå på 60-70 dB, vilket ungefär motsvarar ett normalt samtal”, säger experten. En bra tumregel när det gäller placeringen är följande:
- Öppna kontorslandskap kräver vanligtvis tystare modeller
- Separata skrivarrum ger ofta mer flexibilitet
- Tidpunkten för dokumentförstöring kan bidra till att minimera störningar
Övrig materialhantering
De flesta arbetsplatser strimlar också mer än bara papper, men även om många dokumentförstörare kan strimla t.ex. gem och häftklamrar, är det inte alla modeller som kan det.
Det är därför det är viktigt att kontrollera specifikationerna för varje dokumentförstörare, särskilt om du också behöver kunna strimla och förstöra medietyper som:
- Kreditkort och ID-kort
- CD- och DVD-skivor
- USB-minnen och andra mindre elektroniska medier
Hur lång är livslängden för en ny modell?
En professionell dokumentförstörare har vanligtvis en livslängd på 5-7 år om maskinen används och underhålls på rätt sätt - vilket inkluderar:
- Regelbunden tömning av uppsamlaren
- Oljning av skärmekanismen
- Undvik att använda obehöriga material i maskinen
”Du bör använda oljeark eller olja var tredje tömning av pappersbehållaren - det hjälper till att underhålla knivarna”, förklarar experten.
